Готов ли ваш бизнес к следующему кризису? Следуйте нашему руководству, чтобы составить план действий.

Когда дело касается вашего бизнеса, пугает ли вас даже слово «кризис»? Если так, то вы не одиноки. Обдумывание наихудших сценариев, которые потенциально могут нанести вред вашему бизнесу, как правило, вызывает беспокойство.

Однако эксперты по кризисному менеджменту говорят, что есть один ключевой момент, который может иметь решающее значение в успешном преодолении кризиса: подготовка.

Учитывая влияние COVID-19 на текущий бизнес-климат, для руководителей малого бизнеса крайне важно разработать план действий по управлению кризисом. Ниже приведены шесть шагов, которые вы можете предпринять, чтобы составить план, и способы интеграции технологий, чтобы ваши команды работали продуктивно даже в условиях кризиса.

6 шагов к созданию плана действий по управлению кризисом

1. Выберите цели

В одном аспекте управление кризисом не отличается от любого другого проекта: важно, чтобы все были на одной странице в отношении целей. Когда вы выбираете одно конкретное направление, часто приходится идти на компромисс с территорией, но важно, чтобы все знали о главной цели.

Например, если вы обслуживаете сервисную организацию, то для того, чтобы быть самым быстрым, часто приходится жертвовать качеством. Независимо от того, как сильно вы этого хотите, вы не можете быть обоими.

Лучшие компании умеют принимать свои слабости и использовать свои сильные стороны. Во время кризиса особенно важно определить, какие цели компания или команда ставят перед кризисом, в частности. Для многих организаций это означает уделение первоочередного внимания безопасности членов команды или защите репутации бренда во время кризиса.

2. Сообщите об этих целях своей команде.

Что бы ни приняла ваша команда, убедитесь, что вы четко излагаете эти цели членам команды, участвующим в процессе кризисного управления. Опять же, чем больше вы сможете подготовиться и сделать это заранее, тем лучше.

Вы захотите сделать это с ясным умом, когда у вас будет время подумать о приоритетах. Это намного сложнее сделать, когда ставки высоки, а кризис в процессе разворачивания.

3. Назначьте ключевые контакты

Поскольку кризисы часто развиваются быстро, крайне важно, чтобы лица, ответственные за принятие решений, знали, что они являются частью кризисной команды.

Компании часто назначают ключевого представителя от каждого из своих отделов, чтобы взвесить принятие кризисных решений и быть в курсе происходящих фактов.

Стремитесь, чтобы на палубе было от восьми до десяти человек. Слишком много людей может быть сродни тому, что «на кухне слишком много поваров», и может замедлить то, что должно быть быстрым процессом принятия решений. Слишком мало вовлеченных людей может вызвать близорукость или привести к тому, что команда не сможет увидеть вещи с важной точки зрения.

4. Определите роли и обязанности во время кризиса.

Когда у вас есть ключевые контакты, общение становится важным. Четко определите роли и обязанности заранее, чтобы не было путаницы в том, кто и что делает, когда наступает кризис. Если ваша команда распределена или работает удаленно, еще более важно иметь четкие ожидания.

Управления проектами или инструмент сотрудничества может помочь вашей команде быстро установить цели, установленные обязанности и управлять сроками, что очень важно во время проектов , где информация быстро меняется. Вам нужно будет эффективно каскадировать эту информацию для выполнения.

5. Используйте матрицу, основанную на воздействии, а не матрицу на основе сценария.

Многие традиционные планы действий по управлению кризисами используют сценарии в качестве основы для планирования кризисов. Но когда время имеет значение, важно минимизировать как можно большую неопределенность. По своему определению, событие «черный лебедь» непредсказуемо, поэтому вы не можете подготовиться к каждому событию.

Однако Gartner говорит, что многие сценарии могут быть сгруппированы по аналогичным результатам или воздействиям. Например, стихийные бедствия могут быть такими же разнообразными, как наводнение, метель, ураган или торнадо, но эти ситуации по существу приводят к одним и тем же результатам.

Подумайте об основных аспектах своего бизнеса и о том, что произойдет, если они будут нарушены по какой-либо причине: например, люди, технологии, операции или финансы. Вы также можете изучить программное обеспечение для управления рисками, которое поможет вам проводить оценку и анализ рисков.

Панель управления рисками Essential ERM ( Источник )

6. Проведите вскрытие.

Gartner делится, что одна из вещей, которая отличает успешные компании, - это тщательное проведение вскрытия после решений или проектов ( полный контент доступен клиентам Gartner ). Часто после того, как кризис закончился, всем хочется сделать глубокий вдох, похлопать себя по спине и вернуться к своим обычным делам. Однако вместо того, чтобы сразу же возвращаться к своей рутине, найдите минутку, чтобы собрать заинтересованных лиц и проанализировать, что сработало, а что нет.

Корпоративные компании часто имеют сложные процессы и библиотеки документов с анализами проектов, но это не должно быть сложно. Ваша команда может создать журнал решений, в котором вы будете анализировать, что произошло, чтобы вы могли учиться на ошибках и улучшать то, что сработало.

Принятие решений похоже на любой другой навык: он тем лучше, чем больше времени вы проводите, активно тренируясь и работая над ним. Если вы потратите на это время после того, как адреналин уляжется, а пыль осядет, это может иметь решающее значение для того, чтобы помочь вашей компании успешно преодолеть следующий кризис.

План действий по управлению кризисом может создать уверенность

По его определению, кризис - это страшно, и эмоции будут накаляться. Однако при предварительной подготовке и вскрытии после кризиса ваша команда может быть уверена, что вы сможете пережить следующий кризис.

Наличие правильного программного обеспечения для управления проектами необходимо для эффективного преодоления кризиса. В частности, инструменты отслеживания проектов могут помочь убедиться, что заинтересованные стороны четко понимают цель, к которой они стремятся. Например, вы можете обновлять проекты в режиме реального времени по мере изменения информации, а ваша команда может автоматически получать уведомления, чтобы вы могли быстрее делиться критическими обновлениями. Кроме того, вы можете назначать определенные задачи, чтобы каждый член вашей команды точно знал, за что он отвечает.

Помните, что кризисные ситуации - это также возможности, и компании, способные принять вызов, выходят из кризиса более сильными и устойчивыми.

Чтобы узнать больше о бизнес-операциях во время COVID-19, ознакомьтесь с нашими дополнительными статьями:

• 10 вопросов для информирования вашей компании о плане борьбы с коронавирусом
• 4 способа улучшить связь с вашими удаленными командами
• Руководство для руководителя проекта по руководству удаленными командами

Примечание. Приложения, выбранные в этой статье, являются примерами для демонстрации функции в контексте и не предназначены для одобрения или рекомендаций. Они были получены из источников, которые на момент публикации считались надежными.