Представьте, что вы приглашаете сотни гостей на вечеринку к себе домой. Каждый входящий гость кладет информацию о себе в ящик прямо у вашей входной двери.

Вы хотите заглянуть внутрь этой коробки?

Подавляющее большинство людей сказали бы: «Да».

И все же владельцы малого бизнеса каждый день решительно говорят «Нет», что они не занимаются добычей и анализом своих темных данных.

Для владельцев малого бизнеса эта метафорическая коробка у двери - это рог изобилия данных, которые ждут, чтобы дать действенное и выгодное понимание их бизнеса.

Что такое темные данные малого бизнеса?

Изначально Gartner придумал этот термин и определяет скрытые данные как «информационные активы, которые организации собирают, обрабатывают и хранят во время обычных деловых операций, но обычно не могут использовать для других целей».

А теперь представьте, если вы оставите ящик у входной двери, и любопытный сосед заглянет в ваше переднее окно, чтобы заглянуть внутрь. Или, что еще хуже, вор врывается в ваш дом и крадет вашу коробку. У вас никогда не было возможности узнать, что внутри.

Для персонала , занимающегося делопроизводством вашего малого бизнеса , эта коробка полна потенциальных обязательств.

В зависимости от размера вашего бизнеса, продолжительности периода, в течение которого он хранит информацию, и объема собранных данных, один «ящик» с данными может вырасти до стопки ящиков, напоминающих скопище, что лишает вас возможности добраться до своего фронта. дверь.

Стопка ящиков представляет собой проблему, потому что вы несете юридическую ответственность за все собранные вами данные, независимо от того, используете вы их или нет.

Согласно исследованию Ponemon Institute, проведенному в 2017 году, каждая украденная запись с секретной или конфиденциальной информацией приносит вашему бизнесу потерю дохода в 141 доллар США, а во всем мире в секунду происходит кража 58 записей. Это может накапливаться, если хакеры возьмут более одной записи (что они и сделают).

Кроме того, незнание существования данных или пренебрежение их использованием не являются приемлемыми оправданиями, когда аудиторы исследуют вашу историю управления данными после нарушения или жалобы. В конечном итоге ваша работа - обеспечить правильную обработку, хранение и утилизацию информации. Если вы этого не сделаете, вы пострадаете от последствий. Какие последствия вы спросите?

• Соединенные Штаты: хотя согласно Lexology в США нет специального закона о защите данных , последствия неправильного обращения с вашими данными зависят от множества государственных и федеральных законов, которые содержат как « денежные штрафы, положительные обязательства ... и судебные запреты, запрещающие будущие нарушения. . «

• Европейский союз: в мае 2018 года вступит в силу Общий регламент ЕС по защите данных (GDPR), который, вопреки его происхождению, изменит способ обработки данных компаниями США . Штрафы за нарушение GDPR могут снизить выручку вашего бизнеса на миллионы евро в зависимости от нарушения.

4 мрачных идеи интеллектуального анализа данных

Приведенные ниже четыре совета помогут вам воспользоваться своими данными и защитить себя от штрафов и потери дохода. В нашем путешествии по управлению темными данными мы обсудим:

• Майнинг - устранение опасений по поводу данных и разработка простого руководства, которое поможет пролить свет на ваши данные и начать использовать их. Кроме того, ключевые функции программного обеспечения для интеллектуального анализа данных, на которые следует обратить внимание в процессе выбора инструмента.

• Управление - определение различных типов темных данных и определение вакансий и / или сертификатов, которые вы можете нанять / обучить, чтобы начать использовать ваши темные данные.

• Безопасность - как подойти к обеспечению безопасности ваших темных данных в мире, где много взломов, и ключевые функции, которые вам нужны в ваших инструментах защиты и управления темными данными.

• Коммуникация - как только вы пролили свет на свои темные данные и сформулировали идеи, пришло время продемонстрировать свою работу тем, кто имеет наибольшее значение - вашим заинтересованным сторонам.

1. Совет по майнингу: не бойтесь темноты (данные)

Название «темные данные» пугает. В конце концов, плохие вещи появляются из темноты - бугимены, вампиры - вы понимаете. Но огромный объем неструктурированных данных не должен пугать.

Пришло время пролить свет на ваши темные данные.

Алан Дейли, директор по исследованиям Gartner , говорит: «Независимо от того, какие типы скрытых данных собирает ваша организация или как они хранятся, ключом к хранению данных из темноты является обеспечение того, чтобы у вас были средства перевода их с одного формы в другую и легко перенести на любую аналитическую платформу, которую вы используете ».

Ваши данные сейчас неструктурированы и кажутся недоступными, но, немного изменив свою информационную структуру, вы откроете для себя множество новых возможностей для своего бизнеса.

«Используя новые технологии в области бизнес-аналитики и ИТ-инструментов, компании могут объединять структурированные и неструктурированные наборы данных вместе для получения ценных результатов. Если все сделано правильно, преимущества легко перевесят затраты, связанные с добычей темных данных », - говорят авторы Datumize .

Как начать бороться с темным монстром данных?

• Начни с малого. Выберите болевой момент, о котором вы хотите узнать больше в своем бизнесе, а затем возьмите на себя обязательство собрать и оценить эти данные.

• Проведите аудит всех ваших источников данных (традиционных и нетрадиционных).

• Определите источники данных, которые предоставляют наилучшую информацию для поиска решения вашей болевой точки.

• Проверьте свои инструменты и методы анализа данных. Это не обязательно должно быть необычно; они могут быть даже бесплатными .

• Используйте новую информацию, чтобы превратить выявленную вами болевую точку в более мелкую проблему или даже полностью решить проблему.

 Ключевой вывод:  не позволяйте объему данных мешать вам начать использовать их в своем бизнесе. Бизнес, который раскрывает секреты своих темных данных, получит стратегическое преимущество перед теми компаниями, которые все еще находятся в неведении.

Чтобы быстрее приступить к использованию ваших темных данных, поищите программное обеспечение для интеллектуального анализа данных со следующими функциями:

Возможности программного обеспечения интеллектуального анализа данных через Platforms

Помните, однако, что точно так же, как вы не можете выжать воду из камня, вы не можете сделать данные мусора ценными только потому, что вы вытаскиваете их из темноты. Будьте разборчивы в интерпретации данных.

2. Совет: вы не можете справиться с темными данными в одиночку.

Слишком много темных данных, чтобы ими можно было правильно управлять без посторонней помощи.

«Датаберг» через Datumize

По оценке Harvard Business Review в 2012 году, «Walmart каждый час собирает более 2,5 петабайт данных о транзакциях своих клиентов».

Чтобы представить это в перспективе, «петабайт - это один квадриллион байт, или эквивалент текста объемом около 20 миллионов картотечных шкафов».

Это много ящиков с данными, и это было шесть лет назад.

Доблесть проливает немного больше света на то, что может быть включено в ваш темный ящик данных:

Неструктурированные или необработанные данные включают необработанный текст, текстовые сообщения, электронные письма (например, внутренние электронные письма организации), видео (например, записи наблюдения), аудио (например, записи колл-центра), файлы изображений, данные из Интернета вещей (IoT). датчики и географические (геолокационные) данные. Темные данные также могут включать в себя структурированные данные, если данные не анализируются.

Данные через Prowess , изображение через Platforms

Объем данных, которые вы собираете как малый бизнес, явно меньше, чем у Walmart, но вы по-прежнему несете ответственность за то, чтобы ваши данные соответствовали всем применимым законам и постановлениям.

« Gartner прогнозирует, что к 2021 году более 80% организаций не смогут разработать консолидированную политику безопасности данных по разрозненным структурам, что приведет к потенциальному несоблюдению требований, нарушениям безопасности и финансовым обязательствам».

Вы не хотите терять деньги из-за штрафов, которых можно избежать, так как вы собираетесь управлять своими темными данными?

Встраивайте управление скрытыми данными в свою инфраструктуру управления записями, обучая свою команду и нанимая нужных людей.

Правильная обработка ваших темных данных означает создание команды, которая в первую очередь подготовлена ​​и осведомлена о темных данных, а затем вооружит их инструментами для обработки ваших данных для отправки. Например, рассмотрите возможность найма менеджера по документации (RM) или обучения одного из ваших сотрудников выполнению этой работы. Руководители документации знают федеральные законы и законы штата, которые регулируют хранимую информацию, и что вероятность ошибки со стороны регулирующих органов возрастает с увеличением объема собранных данных.

Затем дайте им подходящее программное обеспечение для управления документами, чтобы отслеживать все ваши данные.

С помощью выдающегося менеджера по управлению рисками или главного специалиста по комплаенсу (CCO) можно эффективно внедрять протоколы управления рисками, несмотря на постоянный входящий поток данных.

 Ключевой вывод:  дополните ваши группы по управлению записями и соблюдению требований членами, которые понимают правила и знают, как обращаться с вашими скрытыми данными. Эти эксперты по регулированию могут предотвратить накопление штрафов и помочь пролить свет на то, как структурировать ваши темные данные на управляемые части.

Ищите людей с такими титулами или сертификатами:

через Indeed.com по состоянию на 29 марта 2018 г.

3. Совет по безопасности: ваши скрытые данные ставят под угрозу ваш бизнес.

Согласно исследованию IBM , более 80% данных являются темными и поэтому не используются.

Идентифицированные данные уже отслеживаются и защищаются (мы надеемся).

Подумайте о рисках кибербезопасности, которые представляют ваши темные данные. Менталитет «вне поля зрения, из виду» означает, что данные, на которых вы не сосредоточены, небезопасны и, следовательно, более открыты для хакеров… это означает, что в карманах похитителей данных будет больше денег.

Мика Джаванайнен из M-Files заявляет : «Темные данные в виде незащищенного и незащищенного конфиденциального контента также могут создавать риски для безопасности, которые могут привести к юридической и финансовой ответственности в случае непреднамеренного доступа неуполномоченных лиц».

Подумайте, какой объем ценной информации, которую ваша компания может хранить о клиентах или бизнес-транзакциях, попадает в темную пустоту данных. Хакеры знают, что это есть, и они знают, что вы не смотрите.

Легкие сборы.

 Ключевой вывод:  найдитерешение для управления данными, которое может структурировать ваши данные, и решение для обеспечения безопасности данных для выявления потенциальных целей для хакеров. Только имея идеальное сочетание того и другого, малые предприятия могут избежать штрафов за несоблюдение и защитить данные своей компании.

Ищите программные решения для управления данными и защиты данных, которые предлагают следующие функции:

через Platforms

4. Коммуникационный совет: расскажите заинтересованным сторонам, что вы нашли

Вы определили свои темные данные и многое узнали о своих пользователях.

Большой! Но что теперь?

Теперь вы должны представить эти данные соответствующим заинтересованным сторонам в понятной и действенной форме. Это означает, что данные должны быть «простыми» для понимания и использования. Например, что из этого более понятно вашим заинтересованным сторонам?

Почему вам следует использовать визуализацию данных через Dundas Во-первых, подумайте, кто ваши заинтересованные стороны:

• Ваша маркетинговая команда. Включите всех, кто работает над маркетинговой стратегией, от вашего директора по маркетингу до команды социальных сетей. Анализ ваших темных данных может помочь им нацелить свои кампании.

• Ваша финансовая группа. Менеджер по финансовым рискам может сказать вам, сколько вы потеряете, если вас взломают, что поможет вам сформулировать «План Б» как часть «оценки данных» и может добавить ваши данные в ваш баланс. . Члены финансовой группы также могут помочь вам выяснить, сколько будет стоить хранение ваших данных, и помогут составить бюджет для любых новых стратегий, которые вы формулируете на основе своих стратегий интеллектуального анализа данных.

• Ваша группа информационной безопасности - вы хотите, чтобы ваша ИТ-команда знала, сколько данных у вас сейчас, чтобы они могли поддерживать безопасность ваших данных.

 Ключевой вывод:  начните использовать свои темные данные для принятия некоторых бизнес-решений. Используйтеинструмент визуализации данных, чтобы сообщить вашей команде, что они говорят. Сделайте ваши темные данные доступными для ключевых членов ваших отделов маркетинга и продаж, обеспечив наличие следующих функций визуализации данных:

через Platforms

Время для создания вашей стратегии интеллектуального анализа и управления темными данными было вчера.

Согласно отчету IDC Data Age 2025 : «К 2025 году глобальная сфера данных вырастет до 163 зеттабайт (то есть триллиона гигабайт). Это в десять раз больше, чем в 2016 году было получено 16,1 ЗБ данных ».

Даже если ваш малый бизнес составляет лишь небольшую часть этих данных, это все равно много информации, которую нужно хранить и утилизировать должным образом. Как надежный владелец бизнеса, вам необходимо учитывать управление данными в структуре вашей команды и транзакциях.

Подумайте о том, чего вам не хватает, не обращая внимания на свои темные данные. Можете ли вы позволить себе игнорировать эту информацию, особенно зная, что ваши конкуренты уже обращают на нее внимание?

Единственный вопрос сейчас - как вы собираетесь догнать и преодолеть конкуренцию, используя свои темные данные?

Хотите узнать больше о больших и темных данных? Прочтите эти статьи:

• Что темные данные делают для вашего малого и среднего бизнеса?
• Что такое большие данные и как они могут расширить возможности вашего малого бизнеса?
• EHR: большие данные спешат на помощь