Отчеты бизнес-аналитики - один из наиболее важных аспектов любой реализации бизнес-аналитики . При неправильной настройке эти отчеты могут вызвать путаницу и даже, в некоторых случаях, ввести в заблуждение их собственных конечных пользователей. Другими словами, система может не иметь смысла для людей, которые в ней больше всего нуждаются.

С другой стороны, хорошо продуманные отчеты и информационные панели бизнес-аналитики могут помочь вам быстро получить критическую информацию и обнаружить скрытые закономерности в ваших данных.

Вот семь вещей, которые следует учитывать при разработке отчетов бизнес-аналитики для вашей организации, чтобы максимизировать отдачу от ваших отчетов.

1. Определите требования к отчетности

Первый шаг - составить исчерпывающий список всех заинтересованных сторон , лиц , принимающих решения, и конечных пользователей ваших отчетов. Это даст вам четкое представление о целевой аудитории ваших результатов.

Запланируйте интервью (через личные встречи, по телефону или через Skyp e) с соответствующими заинтересованными сторонами, чтобы получить от них все требования к отчетности. На этих встречах должны присутствовать все руководители, менеджеры и аналитики данных, которые будут регулярно просматривать ваши отчеты бизнес-аналитики.

Возможно, вам не удастся встретиться со всеми заинтересованными сторонами одновременно. В таких случаях не ограничивайтесь письменными спецификациями или электронными письмами. Вместо этого запланируйте серию личных встреч и последующих встреч с каждой группой пользователей, чтобы полностью определить все требования. Это поможет вам обнаружить противоречивые или даже противоречивые требования и решить их заранее, сэкономив много времени в будущем.

2. Определите ключевые показатели эффективности и показатели для каждого отчета бизнес-аналитики.

Затем создайте список KPI и показателей, которые вы хотите отображать для каждого результата бизнес-аналитики.

Запланируйте интервью с соответствующими заинтересованными сторонами, чтобы узнать, что они хотят видеть в своих отчетах.

У большинства предприятий уже есть процесс отчетности. Просто пользователи недовольны этим, либо потому, что он не предоставляет необходимую информацию, либо потому, что это подверженная ошибкам система книг Excel, которые готовятся вручную или с использованием специальных сценариев.

Ключевым моментом является анализ их текущих систем отчетности, чтобы получить представление о том, что они в настоящее время отслеживают, и определить области для улучшения. Не спрашивайте их напрямую, что они хотят видеть в своих отчетах. Это только запутает конечных пользователей.

В случае возникновения каких-либо проблем вернитесь к заинтересованным сторонам, чтобы обсудить возможные следующие шаги. Это займет от двух до трех итераций, но к концу ваши пользователи будут иметь хорошее представление о том, чего ожидать от отчетов бизнес-аналитики.

3. Выберите подходящую визуализацию для каждого показателя.

Одна из самых распространенных ошибок, которые делают люди при визуальном представлении информации, - это использование неправильной диаграммы или визуализации. Он не только передает неправильное сообщение, но в некоторых случаях может даже привести к путанице.

Вот две диаграммы, которые показывают одинаковую информацию. Как вы думаете, какой из них более интуитивен?

Выберите визуализацию, поддерживающую базовые данные

На первой диаграмме зритель вынужден тратить время на то, чтобы переключаться между условными обозначениями диаграммы и секторами круговой диаграммы.

С другой стороны, второй график позволяет легко определить тенденцию продаж, даже не глядя на фактические цифры.

Для каждой метрики важно выбрать визуализацию, которая поддерживает основное сообщение в ваших данных.

Ниже приведена блок-схема, которая поможет вам решить, какую визуализацию использовать для представления ваших ключевых показателей эффективности и показателей, в зависимости от того, какую информацию они содержат.

Найдите подходящую диаграмму для ваших данных ( Источник )

4. Разместите элементы отчета в отчетах BI.

После того, как вы определились, какие (метрики) отображать в отчетах и ​​как (какую визуализацию), пришло время упорядочить их в простой для понимания форме, чтобы создать макет отчета.

Из различных исследований слежения за глазами мы знаем, что, когда люди читают веб-страницы, наш взгляд начинается с верхнего левого угла страницы. Когда мы читаем содержимое страницы, наши глаза перемещаются слева направо, образуя F- или Z-образные узоры.

Ключ состоит в том, чтобы использовать этот естественный шаблон чтения в наших интересах для представления информации интуитивно понятным образом. Отображайте самую важную и срочную информацию в верхнем левом углу ваших отчетов. Информация с низким приоритетом и медленно меняющаяся информация должна отображаться в нижней половине вашего отчета.

Отображать важную и срочную информацию в верхнем левом углу отчетов

Вот пример плохо спроектированной панели управления бизнес-аналитикой:

Плохо спроектированная панель управления бизнес-аналитикой

Две верхние диаграммы («Топ-10 клиентов по доходу с начала года» и «Количество пользователей по возрастным группам») меняются нечасто.

С другой стороны, внизу были размещены часто меняющиеся таблицы, такие как «Подписок в месяц» и «Ежедневные показатели».

В результате каждый день, когда конечный пользователь просматривает этот отчет, ему / ей придется просматривать две верхние диаграммы, которые большую часть времени выглядят одинаково, прежде чем перейти к информации, которая регулярно изменяется.

5. Выделите ключевую информацию.

Отчеты бизнес-аналитики содержат много информации и могут быстро отвлекать внимание. Направляйте пользователей программного обеспечения к правильным цифрам и тенденциям, используя визуальные подсказки.

Использование правильных цветов - это эффективный способ выделить важную информацию в ваших отчетах бизнес-аналитики и информационных панелях.

Например, когда вы смотрите на следующую панель управления, куда направляются ваши глаза?

Используйте цвета, чтобы привлечь внимание пользователя к ключевой информации

Возможно, вы смотрели на круговую диаграмму в правом нижнем углу или на линейную диаграмму в верхнем левом углу из-за их цветов. Именно на это должна вдохновить вас эта диаграмма. С учетом сказанного, избегайте использования слишком большого количества цветов, так как это может привести к визуальному шуму.

Также важно помнить, что некоторые цвета привлекают больше внимания, чем остальные. Поэтому, если это выделяет конкретную диаграмму или визуализацию, то, согласно принципам гештальта , мы уделяем больше внимания этому компоненту отчета и пытаемся выяснить, почему он отличается.

Например, две диаграммы ниже показывают одинаковую информацию:

Использование цветов для выделения информации на графике или диаграмме

Однако дополнительные цвета в первой таблице не предоставляют никакой дополнительной информации. Напротив, они заставляют задуматься: «Означает ли зеленый, что в октябре произошло что-то хорошее?»

На второй диаграмме использование одного цвета говорит нам о том, что все столбцы измеряют одну и ту же метрику (т.е. продажи). Это также помогает нам видеть тенденции продаж и проводить сравнения.

Таким образом, ключевым моментом является стратегическое использование цветов, чтобы выделить ключевую информацию в ваших отчетах бизнес-аналитики и подавить несущественные / несрочные.

6. Сгруппируйте связанные ключевые показатели эффективности и показатели вместе.

Поскольку отчеты бизнес-аналитики используются для получения аналитических сведений и принятия мер, важно, чтобы они помогали конечным пользователям быстро находить связи в данных.

Один из наиболее эффективных способов сделать это - сгруппировать связанную информацию и разместить ее вместе. Посмотрите на панель управления ниже:

Сгруппируйте связанную информацию вместе, чтобы показать связи

На приведенной выше панели управления цвет и положение диаграмм позволяют быстро понять и сравнить связанную информацию:

1. Первая строка содержит информацию об общих показателях, таких как выручка, прибыль, доля рынка.
2. Во второй строке показаны показатели продаж по отдельным продуктам.
3. В третьей строке представлена ​​информация о региональных продажах.

В то же время, если вы разместите связанную информацию далеко друг от друга, это может вызвать путаницу и затруднить пользователям просмотр соединения.

7. Поставьте подпись на макетах.

Как только вы будете довольны макетами, вернитесь к заинтересованным сторонам и получите их одобрение, поскольку именно они будут использовать ваши отчеты на регулярной основе.

Убедитесь, что они понимают информацию, представленную в ваших отчетах, а также то, как их использовать. Например, если в ваших отчетах есть интерактивные функции, такие как раскрывающиеся списки, фильтры и детализация, убедитесь, что конечные пользователи знают, как их использовать для получения необходимой информации.

Это итеративный процесс, который может занять недели или даже месяцы, поскольку заинтересованные стороны могут не знать, что они хотят видеть в своих отчетах или как они хотят, чтобы они были представлены. Желательно ограничить количество встреч по рассмотрению отчетов и сообщить об этом заранее. Например, у нас обычно есть до трех итераций обзора отчетов с нашими клиентами в течение одного-двух месяцев.

Самое главное, получите официальную письменную подпись для ваших макетов, чтобы вы могли приступить к созданию фактических отчетов. Это поможет вам предотвратить ненужные итерации, которые могут задержать ваш проект. В противном случае вы будете получать запросы на изменение на протяжении всей реализации.

Подведение итогов

Хорошо продуманные отчеты бизнес-аналитики позволяют конечным пользователям легко получать информацию, необходимую для более эффективного выполнения работы - будь то мониторинг повседневных операций, выполнение специального анализа для исследования проблем или изучение данных для поиска новых возможностей роста.

Главное - понять вашу целевую аудиторию: кто они, с какими проблемами сталкиваются, какая информация им нужна и как они будут ее использовать. Разобравшись в этом, представьте информацию таким образом, чтобы конечные пользователи могли быстро делать выводы и принимать решения.