Если вашей церкви или другой организации необходимо отслеживать детей, будь то в воскресной школе или в программе ухода за детьми , самый простой способ - использовать компьютеризированную систему регистрации детей.

Как и в случае с любым другим программным проектом, перед покупкой ваша организация должна изложить свои требования к пользователям. Вот несколько вещей, которые следует учитывать, когда вы начинаете собирать свою.

1. Определите, как ваша церковь / организация желает провести проверку.

Определите, как будут выглядеть ваши процедуры и порядок прохождения регистрации. Будет ли у вас централизованная зона регистрации? Или вы хотите, чтобы регистрация происходила в классах? Вы предполагаете, что волонтеры или персонал будут обслуживать чеки в киосках, или они будут самообслуживаться?

Вам также следует выбрать метод регистрации студентов / семей. Большинство систем регистрации предлагают различные способы идентификации человека, который должен зарегистрироваться. Они могут варьироваться от ввода фамилии или номера телефона до сканирования штрих-кода или отпечатков пальцев.

Затем вы захотите подумать, что происходит после того, как ученик зарегистрируется. Вы хотите напечатать для него именной тег с соответствующим родительским тегом / тегом безопасности? Или ваша организация предпочтет постоянный значок для ребенка?

В рамках процедуры регистрации ваша организация должна решить, будут ли и как учителя будут уведомлены об учащихся, которые зарегистрированы в своих классах. Вы хотите распечатать список для передачи учителю? Вы хотите, чтобы они могли открывать список на своем смартфоне?

Другое решение будет заключаться в том, как обращаться с родителями, когда они нужны ребенку. Будете ли вы проецировать защитный номер из родительского тега на свой экран? Будете ли вы использовать пейджеры? Вы им напишете? Или у вас их кто-нибудь найдет в сервисе?

После того, как вы завершили свои процедуры, составьте список требований, основанных на этих процедурах. Например:

• Система должна работать в режиме «самообслуживания».
• Система должна обеспечивать регистрацию на основании сканирования штрих-кода.
• Система должна распечатывать именные теги… и эта информация должна быть включена в именной тег.
• Система должна иметь возможность распечатать список присутствующих студентов.
• Система должна иметь возможность отправлять текстовые сообщения родителям, когда они необходимы.

2. Каковы процедуры исключения учащихся из классов ?

Теперь, когда вы обрисовали в общих чертах процесс проверки учащихся в их классах, вы должны определить процесс их проверки. Вы попросите родителей принести в класс свою бирку безопасности, чтобы забрать своих детей? Если да, какова будет ваша политика, если родитель потеряет свою метку?

Или вы хотите использовать систему для записи времени выезда и того, кто выписал ребенка? Вы хотите вести список людей, которым разрешено проверять студентов?

Затем, основываясь на ваших ответах на эти вопросы, вы можете добавить к своему списку требований. Например:

• Система должна иметь возможность распечатать родительский тег безопасности.
• Система должна иметь возможность записывать время выезда и кто их проверял.

3. Какова ваша стратегия проверки посетителей?

Теперь вы обрисовали в общих чертах, как вы хотите, чтобы процесс регистрации и отъезда работал для ваших постоянных посетителей. Но как это должно выглядеть для ваших посетителей? Будет ли у вас кто-нибудь, кто сможет зарегистрировать своих детей в системе и направить их в нужный класс? Будет ли у вас форма, которую вы бы хотели, чтобы они заполнили, чтобы ввести контактную информацию, или вы бы хотели, чтобы они были введены непосредственно в систему? Хотели бы вы, чтобы система рекомендовала посетителю занятия на основе их возраста или уровня? Вы хотите, чтобы теги имен и родительские теги были напечатаны для посетителей?

Основываясь на ответах на эти вопросы, вы захотите добавить эти требования в свой список. Например:

• Должен разрешать ввод имен и адресов посетителей
• Должна иметься возможность распечатывать теги имен и родительские теги для посетителей.

4. Какой тип отчетности и последующих действий вы будете делать на основе информации из системы регистрации?

Затем определите типы последующих действий, которые вы хотите выполнить, на основе информации, полученной системой регистрации. Если вы вводите посетителей в систему, хотели бы вы отправить им письмо или электронное письмо после их первого посещения? Есть ли у вас люди, которые звонят после стольких посещений? Может быть, вы хотите узнать, кто не приходил столько недель, чтобы связаться с ними.

Есть ли у вашей организации, церкви или вероисповедания какие-либо требования к отчетности, которые должны быть выполнены? Вам нужно будет предоставлять отчеты о том, сколько детей посещали каждое занятие за каждые выходные, месяц или год?

Определив эти требования к отчетности, добавьте их в свой список. Например:

• Должен быть в состоянии идентифицировать первого, второго, третьего… посетителей.
• Должен уметь отправлять электронные письма или создавать письма
• Должен быть в состоянии идентифицировать людей, которые не посещали X недель

5. Каковы ваши аппаратные, сетевые и интернет-ограничения?

На предыдущих шагах вы определили, что вам нужно от системы. Затем вам нужно взглянуть на аппаратные ресурсы, доступные в вашей организации. У вас есть компьютеры, которые вы планируете использовать в качестве киосков регистрации? Планируете ли вы использовать мобильные устройства, например планшеты или смартфоны? Вы будете покупать новое оборудование? Если вы встретитесь в другом месте, есть ли в этом месте доступ в Интернет? Доступен ли Интернет надежно и быстро?

На основании ответов на эти вопросы у вас могут возникнуть дополнительные требования к системе регистрации. Например:

• Должен работать на Mac
• Должен быть веб-интерфейс ИЛИ должно быть установлено программное обеспечение
• Должен уметь использовать планшеты для регистрации

6. Определите потенциальные решения, которые соответствуют вашим требованиям.

Теперь, когда вы вооружены списком требований вашей организации, пора приступить к поиску идеального решения. Platforms - отличное место, чтобы сузить круг поиска вашего ребенка по программам . Вы также можете поискать в Интернете программное обеспечение для проверки детей. Многие компании, предлагающие этот тип программного обеспечения, размещают на своих веб-сайтах таблицы характеристик. Вы сможете сравнить их список функций с вашими требованиями.

Если компания предлагает пробную версию, рассмотрите возможность использования ее для оценки программного обеспечения. Если они не предлагают пробную версию, попросите живую демонстрацию, чтобы оценить простоту использования, а также соответствие программного обеспечения потребностям вашей организации.

После того, как вы сузили список решений, которые вам подходят, исследуйте компании. Ознакомьтесь с обзорами, доступными на Platforms . Звоните по ссылкам. Узнайте, какова их политика поддержки.

После того, как вы завершите свое исследование, идеальное решение должно быть очевидным.