Представьте себе свой стол.

Справа вы видите небольшую гору бумаг. В нем есть контракты, счета-фактуры, обновления проекта, приложения, формы LEED и RFD. Все они имеют определенное место в вашем массивном шкафу для хранения документов, но некоторые из них должны быть подписаны, некоторые должны быть отсканированы, а некоторые должны быть отправлены клиентам.

Короче говоря, в вашем офисе полный беспорядок.

Этот сценарий звучит слишком знакомо? Перегрузка документами - частая проблема руководителей строительства. К счастью, программное обеспечение для управления строительством обеспечивает отличное решение этой распространенной проблемы.

Программное обеспечение для управления строительством имеет огромное количество опций для управления документами . Эти программные решения могут помочь пользователям быстро найти свои документы и формы и сократить время, затрачиваемое на заполнение документов, освобождая время для работы с клиентами и сосредоточения внимания на строительных работах.

Будьте организованы

Вероятно, наиболее важным принципом программного обеспечения для управления документами является его способность организовывать файлы. Больше не нужно копаться в картотеках или стопках бумаги на столе - просто вставьте искомый документ в поисковую систему программы, чтобы немедленно найти файл.

Программное обеспечение также позволит вам загружать существующие файлы, поэтому в вашем программном решении не будет странного разделения между прошлыми физическими файлами и файлами. А для многих приложений вы можете получить доступ к этим документам в облаке и найти свои документы на ходу.

Некоторые примеры выдающихся систем организации включают Aconex и Viewpoint. Aconex последовал поисковому алгоритму Google, чтобы пользователи могли быстро найти любой документ, который они ищут. Viewpoint использует аналогичный алгоритм, а также может искать и индексировать электронные письма Outlook, прикрепленные к Vista.

Сотрудничайте лучше

Если вы выберете облачную службу управления строительной документацией, вы обнаружите, что оформляете документы быстрее и эффективнее.

Ключ?

Программа упрощает работу с вашей командой.

Многие компании, занимающиеся разработкой программного обеспечения для управления строительной документацией, предлагают инновационные и интуитивно понятные варианты совместной работы. Например, инструмент управления документами строительного проекта Procore позволяет менеджерам выдавать разные разрешения для каждого пользователя. Хотя Procore хранит прошлые версии файла, он также следит за тем, чтобы совместно используемый контент всегда находился в одном черновике, чтобы пользователи случайно не отредактировали неправильную версию. А поскольку он работает не только на ПК, но и на iPad, iPhone и Android, ваша команда всегда может получить доступ к этой информации на ходу.

Экономить деньги

Есть много очевидных способов, которыми управление строительной документацией может сэкономить ваши офисные деньги. Вам не нужно так много вкладывать в тонер, бумагу, копировальные аппараты и устройства для хранения документов. Но программное обеспечение для управления строительной документацией также может сэкономить вашей фирме тысячи рабочих рук в год. Hotel Executive сообщает, что с помощью программного обеспечения для управления документами фирмы могут сэкономить 5000 долларов в год за счет сокращения задач по хранению документов - и эта экономия не ограничивается отелями, она распространяется на любой бизнес с существенными потребностями в управлении документами.

Программное обеспечение для управления документами также может избавить вашу компанию от затрат на поиск потерянных документов. По оценкам одной компании, занимающейся визуализацией документов, воссоздание неправильно испорченного или утерянного документа стоит 120–250 долларов . Это много сэкономленных денег!

Более?

В целом программное обеспечение для управления строительной документацией может сэкономить деньги и время вашей компании. Вы использовали программное обеспечение для управления строительной документацией? Что лучше всего сработало для вас? Если вы еще не пробовали, почему бы и нет? Оставляйте свои ответы в комментариях ниже!