Сфера услуг любит работу за наличный расчет - оплата производится в тот же день и по самым высоким ставкам. Заработная плата может быть выплачена вовремя, а отказ от комиссии по кредитной карте - это музыка для ушей любого владельца бизнеса. 

Но при всем величии немедленных наличных, это действительно мечта?

Я поговорил со Скоттом, владельцем бизнеса, который почти 20 лет руководил своей компанией по ОВК в северной Вирджинии, и попытался объяснить ему преимущества использования программного обеспечения для выездного обслуживания . Он был на грани перехода, пока не понял, что это может сэкономить ему время и деньги, особенно когда дело касалось работы за наличные.

Половина рабочих мест Скотта приходилась на гарантийные компании (домашние гарантии, гарантии производителя и расширенные гарантии), а другая половина приходилась на денежные средства, что составляло 75% его доходов. Недавно он заметил, что доход от работы за наличный расчет начал значительно падать, хотя объемы остались прежними. У Скотта было несколько идей относительно того, что происходит: 1) гарантийные компании отрицали его претензии или 2) его полевые специалисты копили немного денег.

К сожалению, как и во многих других предприятиях сферы услуг, у Скотта не было системы, которая позволяла бы точно отслеживать денежные операции.

День из жизни

Когда запрашивается работа HVAC, офис-менеджер Скотта рассылает групповой текст всем полевым техникам. Ближайший получит работу. После принятия технический специалист получает информацию о проблеме клиента, а затем получает текстовое сообщение с адресом.

На месте и после завершения работы на безуглеродной бумаге создается счет-фактура - один для клиента, один для техника и один для офиса. Техник берет наличные, и в конце каждого дня счета и наличные возвращаются в офис.

Хотя большинство техников честны, всегда есть подозрение, что они принимают платежи наличными, а не записывают их в счет-фактуру и оставляют деньги себе, особенно когда бухгалтерские книги не совпадают.

Скотту недавно позвонил клиент с просьбой вернуть деньги за приобретенное соглашение о техническом обслуживании. Счет-фактура наконец-то был найден после почти двухчасового поиска среди копий. К его удивлению, в счете не было соглашения об обслуживании. Он позвонил покупателю и объяснил, что он, должно быть, не покупал его. Затем клиент отправил по электронной почте фотографию своего счета-фактуры и объяснил Скотту, что технический специалист написал соглашение о техническом обслуживании только на копии счета-фактуры клиента. Клиент оплатил остаток в размере 275 долларов (199 долларов за звонок в службу поддержки и 76 долларов за годовой договор на техническое обслуживание), но счет, который был передан в офис, был на 199 долларов.

Это была огромная проблема и ответ на вопрос, почему доходы Скотта от работы за наличные снизились, несмотря на то, что количество рабочих мест осталось прежним. Я поговорил со Скоттом и объяснил, что программное обеспечение для выездного обслуживания устранит все это. Это обеспечит видимость следующих областей, в которых владельцы в конечном итоге будут получать оплату за каждую работу.

Планирование

Важно знать наличие технических специалистов. Компания HVAC в этом примере отправляет всем своим техническим специалистам слепой текст в надежде, что кто-то находится рядом с местом обслуживания и может взять на себя эту работу.

Программное обеспечение для выездного обслуживания использует геолокацию, чтобы показать диспетчеру, где находятся технические специалисты и их доступность. После того, как задание создано и введено в систему, диспетчер может просто перетащить его в календарь техника, для которого оно больше всего подходит.

Выставление счетов

Хотя почерк счет - фактура на бескопирочной бумаге была приемлема в 1999 году, пришло время шага в 21 - м века. Рукописные счета дают слишком много места для ошибок из-за утерянных счетов, неправильных записей и недобросовестности полевых специалистов. Кроме того, отсутствует связь между счетом-фактурой и фактическим заказом на работу, который должен включать примечания техника, время, потраченное на работу, и используемые детали. Все должно вводиться вручную, что приводит к неэффективному двойному вводу данных.

Программное обеспечение для выездного обслуживания гарантирует, что к каждой работе прикреплен счет-фактура. Это исключает двойной ввод данных, поскольку элементы перемещаются из заказа на работу в счет-фактуру одним щелчком мыши. Это также позволяет легко определить, был ли выставлен счет и оплачен за работу или нет.

Оплата

Предполагается, что получение зарплаты - это самое интересное, а не то, что заставляет вас сомневаться в честности своих сотрудников. Программное обеспечение для выездного обслуживания снова превращает получение оплаты в удовольствие. Все счета-фактуры учитываются, так как они привязаны к работе. Оплата применяется к счету, баланс корректируется в режиме реального времени. Привлечение технических специалистов к ответственности за общую сумму счетов, оплаченных наличными, теперь является стандартной процедурой в вашем бизнесе.

Программное обеспечение для выездного обслуживания не только организовывает ваш бизнес, но и экономит ваше время и деньги, исключая двойной ввод данных, и гарантирует, что вам будут платить за всю вашу работу.